O que esperar do primeiro mês com uma nova contabilidade

O primeiro mês com um novo escritório contábil é o mais intenso. É quando documentos são transferidos, acessos são configurados e expectativas de ambos os lados são alinhadas. Saber o que esperar ajuda a diferenciar demora normal de sinal de problema.

Semana 1: coleta de documentos e acessos

O escritório vai pedir documentos do período anterior — balancetes, livros fiscais, procurações e acessos a portais. Se você está vindo de outro contador, é sua responsabilidade solicitar esses arquivos ao escritório antigo.

• Contrato social e última alteração
• Procurações eletrônicas ativas
• Acessos ao e-CAC, prefeitura e estado
• Certificado digital válido
• Último balanço e balancetes recentes

Semana 2-3: diagnóstico e ajuste de processos

O bom escritório faz um diagnóstico inicial: verifica se há pendências fiscais, obrigações em atraso, divergências entre o que foi declarado e o que consta nos sistemas da Receita. Nessa fase, é comum surgirem problemas herdados do contador anterior.

Semana 4: primeira rotina mensal

No fechamento do primeiro mês, o escritório deve entregar as guias dentro do prazo e informar quais obrigações foram cumpridas. Se o mês passou e você não recebeu nenhuma comunicação proativa, isso é um sinal de atenção.

O que cobrar do escritório nesse período

• Um cronograma claro do onboarding com datas
• Identificação de pendências herdadas e plano para resolvê-las
• Confirmação de que todas as obrigações do mês foram entregues
• Apresentação do responsável direto pela sua conta
• Canal de comunicação definido e prazo de resposta combinado

Sinais positivos e sinais de alerta

Sinais positivos: o escritório encontrou problemas que o anterior não reportava, organizou acessos sem que você precisasse cobrar e explicou o que fez ao final do mês. Sinais de alerta: nenhum contato proativo, pedidos repetidos dos mesmos documentos e guias entregues em cima do prazo ou atrasadas.